Economistas de A Coruña

Economistas: una plataforma integral para digitalizar la gestión de un colegio profesional

En imaxin llevamos muchos años desarrollando soluciones digitales para organizaciones que necesitan gestionar procesos complejos, información sensible y servicios dirigidos a diferentes tipos de usuarios. Un buen ejemplo es la plataforma de gestión desarrollada para los Colegios de Economistas de A Coruña, Lugo, Ourense y Pontevedra, un proyecto que iniciamos en 2019 con el objetivo de renovar por completo su infraestructura digital.

No partíamos de cero. Aproximadamente diez años antes ya habíamos desarrollado para los colegios una primera plataforma que había permitido digitalizar buena parte de su actividad. Con el paso del tiempo, aquella solución había quedado tecnológicamente obsoleta y las necesidades de gestión habían evolucionado considerablemente.

El nuevo proyecto suponía, por tanto, algo más que desarrollar una nueva web: teníamos que modernizar una herramienta que formaba parte del funcionamiento cotidiano de los colegios sin perder toda la información acumulada durante años.

Una plataforma para gestionar el colegio, no solo su web

Desde el principio planteamos una solución en la que el portal público y las herramientas internas de gestión formasen parte de un mismo entorno. La plataforma se desarrolló sobre Drupal, adaptándolo para dar respuesta tanto a la publicación de contenidos como a procesos específicos de gestión colegial.

El sistema contempla diferentes perfiles de usuario —visitante, gestor, administrador y colegiado— y permite que cada uno acceda únicamente a las funcionalidades y a la información que necesita. Los colegiados disponen, además, de una zona privada asociada a su perfil personal, mientras que los equipos de gestión trabajan desde un panel de control específico.

El resultado es una plataforma que permite centralizar gran parte de la actividad diaria de un colegio profesional.

Uno de sus módulos principales es la gestión de colegiados. Desde el sistema se pueden administrar nuevas solicitudes de colegiación, altas y bajas, estados de los colegiados, información personal y profesional, titulaciones, situación laboral, grupos, autorizaciones, documentación y datos bancarios, manteniendo además un historial de los cambios producidos en cada expediente.

Para facilitar el trabajo de los equipos administrativos desarrollamos también un editor avanzado de consultas, desde el que es posible localizar y segmentar colegiados utilizando numerosos criterios —estado, fechas, titulación, situación laboral, actividad profesional, población, grupos o diferentes autorizaciones, entre otros—, guardar consultas recurrentes y exportar los resultados a CSV.

Esta funcionalidad se ha convertido además en una herramienta fundamental para la elaboración de informes estadísticos y para analizar la evolución del propio colegio. Los equipos pueden, por ejemplo, estudiar la evolución de las altas por género, identificar y analizar los motivos de las bajas o extraer la información necesaria para responder a solicitudes de datos estadísticos realizadas por organismos de ámbito nacional. De esta forma, la plataforma no solo sirve para gestionar expedientes individuales, sino también para transformar los datos acumulados en información útil para la toma de decisiones y el seguimiento de la actividad colegial.

La plataforma incorpora igualmente la gestión de sociedades profesionales, incluyendo sus datos jurídicos y administrativos, socios, colegiados asociados, responsables, información de contacto y evolución de sus estados.

Un portal preparado para trabajar en gallego y español

La plataforma tiene además integrado nuestro servicio de traducción automática Opentrad, lo que permite simplificar la publicación de contenidos en gallego y español.

Esta integración evita que la gestión multilingüe dependa de procesos separados o completamente manuales. Los equipos pueden crear y mantener los contenidos dentro del propio entorno de gestión y apoyarse en la traducción automática para disponer de versiones en ambos idiomas, agilizando el trabajo editorial y reduciendo el esfuerzo necesario para mantener actualizada la información.

De esta forma, la tecnología lingüística forma parte del propio flujo de publicación y ayuda a los colegios a dar respuesta a las necesidades multilingües de sus colegiados, facilitando el acceso a la información en cualquiera de las dos lenguas.

Integración de los procesos administrativos

Otro de los objetivos era evitar que procesos habituales del colegio dependiesen de aplicaciones independientes o de tratamientos manuales de información.

Por eso incorporamos al sistema funcionalidades relacionadas con la gestión de cuotas y remesas bancarias, permitiendo generar y consultar los documentos asociados a los cobros, gestionar errores y controlar devoluciones.

La plataforma integra también una completa bolsa de empleo, desde la que el colegio puede publicar y administrar ofertas, gestionar las empresas ofertantes y consultar las personas inscritas en cada proceso. Las propias ofertas pueden incorporar información sobre localización, número de vacantes, confidencialidad o estado de publicación.

La formación constituye otro ámbito específico de gestión. Los colegios pueden publicar y administrar cursos indicando fechas, horas, modalidad, localización, homologación, matrícula e información de inscripción, integrando de esta forma la oferta formativa dentro del propio ecosistema digital del colegio.

Junto a estas funcionalidades, la plataforma dispone de gestión de noticias, publicaciones, empresas colaboradoras, documentación y una biblioteca interna organizada mediante carpetas y buscador.

Migrar años de información sin interrumpir la actividad

Uno de los retos más importantes del proyecto fue la migración de los datos procedentes de las plataformas anteriores.

Para una organización que lleva años trabajando con un sistema de gestión, estrenar una nueva plataforma vacía no es una alternativa real. Los datos históricos de los colegiados, su información administrativa y profesional y el resto de contenidos constituyen uno de sus principales activos.

Por eso planificamos el nuevo desarrollo conjuntamente con un proceso de migración que permitió incorporar a Drupal la información existente en los sistemas anteriores.

Este trabajo fue clave para conseguir uno de los objetivos que considerábamos fundamentales: que los equipos de los cuatro colegios pudiesen comenzar a utilizar la nueva plataforma desde el primer día con los datos de sus colegiados ya disponibles, reduciendo el impacto del cambio tecnológico y evitando tener que reconstruir manualmente años de información.

Una misma solución adaptada a cuatro colegios

El proyecto tenía además una particularidad importante: debía dar servicio a los cuatro Colegios de Economistas de Galicia, A Coruña, Lugo, Ourense y Pontevedra, compartiendo una misma base tecnológica y un modelo común de gestión.

Esto nos permitió desarrollar una solución reutilizable y mantenible, pero suficientemente flexible para responder a las particularidades de cada organización.

La puesta en producción tampoco supuso el final del proyecto. Desde entonces seguimos trabajando con los cuatro colegios, prestando servicios de mantenimiento, soporte y evolución de la plataforma, resolviendo incidencias, adaptando funcionalidades y acompañando a sus equipos en las necesidades que van surgiendo en el uso diario.

Para nosotros, este proyecto es un caso de éxito porque muestra bien la diferencia entre desarrollar una web y digitalizar realmente los procesos de una organización.

La plataforma de Economistas integra en un mismo entorno el portal público, la relación con los colegiados y buena parte de los procesos internos necesarios para gestionar un colegio profesional: colegiación, información administrativa y profesional, sociedades profesionales, cuotas, empleo, formación, documentación, contenidos, publicación multilingüe y explotación estadística de la información.

Y, al mismo tiempo, demuestra la importancia de plantear la transformación tecnológica con continuidad. Diez años después de nuestra primera solución, fuimos capaces de renovar completamente la tecnología preservando el principal activo del sistema: la información y los procesos construidos durante años de trabajo, y seguimos acompañando a los colegios en su evolución.