COAFGA

COAFGA: digitalización integral de la gestión de un colegio profesional

En imaxin llevamos años desarrollando plataformas que permiten integrar en un único entorno la gestión interna de los colegios profesionales, sus servicios digitales y la relación con sus colegiados. En 2021 trasladamos esta experiencia al Colegio Oficial de Administradores de Fincas de Galicia (COAFGA), desarrollando una nueva plataforma web adaptada a sus procesos y necesidades específicas.

El objetivo era ir mucho más allá de renovar su portal corporativo: queríamos centralizar la gestión del Colegio, digitalizar procesos administrativos y facilitar tanto el trabajo de su equipo como la relación de los profesionales y la ciudadanía con COAFGA.

Mucho más que una web: una plataforma de gestión colegial

La solución integra el portal público con un completo entorno privado de gestión. Desde una misma plataforma es posible administrar los principales procesos relacionados con el funcionamiento cotidiano del Colegio.

El sistema permite gestionar colegiados y sus expedientes, altas y bajas, información personal y profesional, documentación, cuotas y operaciones económicas. Incorpora también herramientas para la gestión de contenidos, noticias, formación, documentación y otros servicios dirigidos al colectivo profesional.

Esta integración evita mantener sistemas aislados y permite que la información de los colegiados y los diferentes procesos administrativos estén relacionados dentro de un único entorno.

En la parte pública, la plataforma da soporte a servicios tan relevantes como la colegiación online, el buscador de administradores de fincas colegiados, la presentación de reclamaciones y quejas, la formación o la publicación de noticias e información institucional, mientras que los colegiados disponen de su correspondiente área privada.

De un proceso manual a una colegiación totalmente digital

Uno de los ámbitos en los que el proyecto tuvo mayor impacto fue el proceso de alta de nuevos colegiados.

Hasta entonces, buena parte de la colegiación se realizaba manualmente, con el consiguiente intercambio de documentación, comprobaciones y tareas administrativas.

Con la nueva plataforma diseñamos un proceso completamente digital, desde la presentación de la solicitud y documentación por parte del futuro colegiado hasta su revisión y tramitación por el equipo del Colegio.

De este modo, uno de los procedimientos administrativos fundamentales de COAFGA pasó a gestionarse íntegramente desde la plataforma, mejorando la trazabilidad, reduciendo tareas manuales y facilitando el proceso tanto al solicitante como al personal del Colegio.

Gestión económica adaptada a la operativa del Colegio

Otro de los módulos que evolucionamos específicamente para COAFGA fue el sistema de remesas.

La plataforma permite gestionar remesas tanto para procesos de cobro como de pago, ampliando considerablemente las posibilidades del módulo económico y permitiendo centralizar desde el propio sistema diferentes operaciones relacionadas con la actividad del Colegio.

Esta funcionalidad contribuye a reducir tratamientos manuales y el uso de herramientas independientes, facilitando una gestión económica más integrada.

Reclamaciones y quejas con firma digital

Desarrollamos además un sistema específico para la presentación y gestión de reclamaciones y quejas relacionadas con la actuación profesional de los administradores de fincas.

El procedimiento incorpora firma digital para validar la presentación e identificar de forma fehaciente a la persona que formula la reclamación.

De este modo, un procedimiento que requiere especiales garantías dispone de un canal completamente digital, trazable y seguro desde su presentación hasta su posterior gestión por parte del Colegio.

Publicación bilingüe integrada con Opentrad

La plataforma incorpora también nuestro servicio de traducción automática Opentrad, integrado directamente en el sistema de gestión de contenidos.

Esto permite al equipo de COAFGA publicar y mantener contenidos en gallego y español de una forma mucho más sencilla, utilizando la traducción automática dentro del propio flujo editorial.

La integración evita tener que trasladar los textos a herramientas externas y simplifica la creación de las diferentes versiones lingüísticas. De esta forma, la tecnología ayuda al Colegio a mantener una comunicación bilingüe y a atender las necesidades lingüísticas de sus colegiados y de la ciudadanía sin incrementar significativamente la carga de trabajo de sus equipos.

Una plataforma que sigue evolucionando

La puesta en producción en 2021 no supuso el final del proyecto. Desde entonces seguimos trabajando con COAFGA prestando servicios de soporte, mantenimiento y evolución de la plataforma, resolviendo las necesidades que aparecen en el uso cotidiano y adaptando el sistema a nuevos procedimientos y requisitos.

Para nosotros, COAFGA es un buen ejemplo de cómo una plataforma web puede convertirse en una verdadera herramienta de transformación digital para un colegio profesional.

En un único entorno hemos integrado la gestión de colegiados, la digitalización de las altas, procesos económicos de cobro y pago, reclamaciones y quejas con firma digital, servicios para profesionales, contenidos y publicación bilingüe mediante Opentrad.

El resultado es una plataforma que reduce tareas administrativas, mejora la trazabilidad de los procesos y permite al Colegio prestar buena parte de sus servicios de forma completamente digital.

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